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La conservazione sostitutiva delle fatture: obiettivi e strumenti
L’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica ha reso necessaria la creazione del sistema di conservazione sostitutiva delle stesse. Come stabilito dall’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007 ”è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione”.
La sempre più crescente produzione di fatture elettroniche ha reso necessaria l’introduzione di un sistema volto alla conservazione e all’archiviazione delle fatture stesse. Un sistema che permettesse all’utente di ricercare e consultare agevolmente – nel corso del tempo – tutte le fatture emesse nei confronti di un determinato fornitore.
Ebbene, la conservazione sostitutiva delle fatture risponde a tale importante esigenza. Scopriamo, più nel dettaglio, che cosa si intende con “conservazione sostitutiva delle fatture” e quali vantaggi comporta questo nuovo sistema per l’utilizzatore.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE: IN COSA CONSISTE?
La conservazione sostitutiva delle fatture è una complessa procedura informatica che ha lo scopo di conferire valore legale alla fattura, nel corso del tempo.In buona sostanza, tale procedura conferisce alla fattura (ma anche a qualsiasi altro documento informatico) lo stesso valore legale del cartaceo.
I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE
Conservare le fatture elettroniche su supporto digitale comporta una serie di evidenti vantaggi. Innanzitutto, il risparmio di risorse economiche: la conservazione sostitutiva delle fatture permette alle aziende e alle Pubbliche Amministrazioni di abbattere i costi di stampa, per l’acquisto della carta e per l’archiviazione dei documenti.Il lavoro di ricerca e di consultazione delle fatture diventa, inoltre, molto più semplice. L’utente dovrà semplicemente accedere al sistema informatico per consultare la fattura di cui ha bisogno. Non solo risparmio di risorse economiche, dunque, ma anche lavoro più efficiente, snello e veloce.
CONSERVAZIONE ELETTRONICA DELLE FATTURE: COME SI REALIZZA?
La firma digitale e la marcatura temporale sono gli unici strumenti che rendono possibile la conservazione delle fatture. La firma digitale, infatti, individua – in maniera univoca – il soggetto che ha firmato e redatto la fattura stessa.La marcatura temporale - erogata da un Ente Certificatore definito anche Time-Stamping Authority (TSA) – rende il contenuto della fattura “cristallizzato nel tempo” conferendo ad essa la data e l’ora di emissione del documento stesso.