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Organizzazione del lavoro: utilizzo di tabellone organizzativo su lavagna magnetica

Le lavagne magnetiche possono svolgere un ruolo molto importante nell'organizzazione del lavoro

Un tabellone organizzativo, è uno strumento importantissimo in qualsiasi tipo di attività in cui sono presenti dei subordinati e dove le funzioni dei vari addetti sono differenti e magari richiedono turni di lavoro.

Per ottenere il massimo dall'organizzazione, è necessario che ogni membro sia informato delle attività in atto sia proprie sia dei propri colleghi e sappia esattamente dove e quando saranno svolte.

Un'idea veramente funzionale è di sistemare il tabellone organizzativo su una lavagna magnetica, con la possibilità di aggiornarla semplicemente cancellando e riscrivendo informazione necessaria, come rende consapevole il personale dei precisi incarichi di lavoro semplicemente spostando dei magneti dove sono segnati i loro nomi per la svolgere una precisa attività e che una volta completato il lavoro, si riponga il magnete in una casella denominata "completato", o cancellare l'attività una volta svolta.
Per una praticità d'uso, sarebbe opportuno segnare su una fascia verticale a sinistra gli orari di lavoro, in alto orizzontalmente il tipo di attività da svolgere e ottenere una griglia in cui collocare magneti di diversi colori e con differenti annotazioni nella casella corrispondente (nome dell'addetto o mansione da svolgere). A questo proposito le lavagne magnetiche classiche offrono molta flessibilità e risultano particolarmente adatte allo scopo.

Procedendo in questo modo, le linee dovrebbero fluire senza grovigli o sovrapposizionamento di orari o confusioni. Il magnete della lavagna, è di facile pulizia e manutenzione, molto resistente grazie alla superficie magnetica di lunga durata, dove potrete sopravvivere anche dopo svariati anni che lo usate.

Uno spazio nel fondo o laterale destra, potrebbe essere lasciato vuoto (se tabellone è abbastanza grande) così da potervi apporre comunicazioni importanti. L'ideale sarebbe di creare lateralmente un'altra lavagna magnetica adibita a quest’uso particolare, su cui porre avvisi o su cui i membri del personale possono lasciare o scambiare tra di loro comunicazioni di servizio.

Quando organizzare, necessita un gran lavoro o molto tempo, significa che in quel luogo vige il caos. In questo caso la prima cosa da fare è proprio quella di sistemare un tabellone magnetico con la lavagna che pianifichi le mansioni di ognuno dei membri del personale così che non si ritrovino a fare tutto o a lasciare dei lavori incompleti.

Dopo questo passaggio, fate in modo che ognuno di loro lo conosca a menadito e si renda conto di tutte le attività presenti in quella determinata area o organizzazione. Ottenete che a uno a uno imparino a svolgere il proprio lavoro senza alcuna perdita di tempo e in un batter d'occhio scoprirete che l'organizzazione va da sé. E come abbiamo visto, il ruolo di una lavagna magnetica può andare molto al di là delle normali aspettative e determinare una corretta e sufficiente coordinazione tra i membri del personale a differenti livelli.