Trasparenza salariale nelle aziende: le nuove regole su stipendi, assunzioni e divari retributivi
Dal 7 giugno 2026 le imprese italiane devono confrontarsi con nuove regole sulla comunicazione delle retribuzioni. Il decreto legislativo 7 maggio 2026, n. 96, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 1° giugno, ha recepito la direttiva europea 2023/970, introducendo obblighi che riguardano gli annunci di lavoro, i criteri utilizzati per stabilire gli stipendi e il diritto dei dipendenti a conoscere determinate informazioni retributive.
La novità interessa anche le imprese di piccole dimensioni, sebbene gli adempimenti cambino in base al numero dei lavoratori. Le comunicazioni periodiche sul divario retributivo di genere scatteranno progressivamente dal 2027, mentre diverse disposizioni sulla trasparenza nei rapporti di lavoro sono già in vigore.
La trasparenza salariale nelle aziende richiede quindi una revisione delle procedure di selezione, delle politiche retributive e dei sistemi attraverso cui vengono raccolti e confrontati i dati del personale. Il punto più delicato riguarda la capacità di spiegare perché lavoratori che svolgono attività identiche o di pari valore percepiscano importi differenti, distinguendo le differenze giustificate da quelle potenzialmente discriminatorie.
La direttiva europea è già stata recepita in Italia
La direttiva UE 2023/970, approvata il 10 maggio 2023, nasce per rafforzare l’applicazione del principio della parità di retribuzione tra uomini e donne per uno stesso lavoro o per un lavoro di pari valore. Il termine stabilito per il recepimento nazionale era il 7 giugno 2026.
L’Italia ha rispettato questa scadenza attraverso il decreto legislativo n. 96 del 2026, entrato in vigore proprio il 7 giugno. Non si tratta, dunque, di una riforma ancora in attesa di approvazione. Il quadro legislativo nazionale è operativo, anche se alcuni adempimenti prevedono scadenze successive e determinate modalità tecniche sono affidate a provvedimenti attuativi.
La normativa interviene su un problema preciso: la difficoltà di individuare e dimostrare eventuali discriminazioni salariali quando le informazioni sulle retribuzioni sono accessibili esclusivamente al datore di lavoro.
Il principio della parità retributiva era già presente nell’ordinamento italiano, a partire dall’articolo 37 della Costituzione e dal Codice delle pari opportunità. La nuova disciplina introduce strumenti informativi e procedure che consentono di verificare concretamente il rispetto di tale principio.
L’obiettivo non è rendere identici tutti gli stipendi. Differenze retributive possono dipendere da competenze, responsabilità, condizioni di lavoro e altri elementi oggettivamente rilevanti. La questione centrale è che tali criteri siano verificabili, coerenti e neutrali rispetto al genere.
Quali obblighi cambiano in base al numero dei dipendenti
La distinzione tra le dimensioni aziendali rappresenta uno degli aspetti più importanti della riforma. La normativa prevede infatti obblighi informativi generalmente applicabili ai datori di lavoro e adempimenti periodici riservati alle organizzazioni che raggiungono determinate soglie occupazionali.
Per le imprese con almeno 250 dipendenti, l’articolo 9 del decreto legislativo stabilisce la raccolta dei dati sul divario retributivo entro il 7 giugno 2027, con successiva periodicità annuale.
Le aziende che occupano da 150 a 249 dipendenti devono rispettare la stessa prima scadenza del 7 giugno 2027, ma la raccolta successiva avviene ogni tre anni.
Per i datori di lavoro con 100-149 dipendenti, il termine iniziale è invece fissato al 7 giugno 2031, sempre con cadenza triennale.
Le organizzazioni con meno di 100 dipendenti non rientrano nell’obbligo periodico previsto dall’articolo 9. Rimangono tuttavia soggette alle altre disposizioni applicabili, comprese quelle sulla trasparenza nelle assunzioni e sul diritto dei lavoratori a ottenere informazioni retributive.
Un’ulteriore distinzione riguarda le imprese con meno di 50 dipendenti. L’articolo 6 le esonera dall’obbligo specifico di rendere disponibili i criteri utilizzati per la progressione economica, pur mantenendo gli altri obblighi previsti dalla disciplina.
Queste soglie impediscono di considerare la trasparenza salariale nelle aziende come un adempimento uniforme. Una società con trenta lavoratori e un’impresa con trecento dipendenti devono rispettare lo stesso principio di non discriminazione, ma hanno responsabilità differenti nella predisposizione delle comunicazioni periodiche.
Va inoltre considerato che il decreto italiano utilizza, per l’articolo 9, la formulazione relativa alla raccolta dei dati e demanda a successivi atti ministeriali la definizione delle modalità operative di acquisizione e trattamento delle informazioni. Le scadenze devono quindi essere lette insieme alla disciplina attuativa applicabile, senza confondere la preparazione dei dati con la pubblicazione indiscriminata delle retribuzioni individuali.
Gli annunci di lavoro devono indicare la retribuzione prevista
Uno dei cambiamenti immediatamente percepibili riguarda la ricerca del personale.
L’articolo 5 del decreto legislativo n. 96/2026 stabilisce che i candidati devono ricevere informazioni sulla retribuzione iniziale oppure sulla fascia retributiva prevista per la posizione. Le indicazioni devono basarsi su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e comprendere i riferimenti pertinenti al contratto collettivo applicato.
In Italia queste informazioni devono essere riportate negli avvisi e nei bandi attraverso cui vengono pubblicizzate le opportunità di lavoro.
La disposizione modifica una prassi diffusa nelle selezioni, caratterizzata da annunci privi di riferimenti economici e da una trattativa salariale avviata soltanto nelle fasi finali del colloquio.
Per applicare correttamente la norma, un’impresa deve definire il trattamento economico previsto prima di pubblicare la ricerca. La fascia indicata dovrebbe essere coerente con le responsabilità della posizione, l’inquadramento contrattuale e i criteri utilizzati per collocare il candidato al suo interno.
Una forbice retributiva eccessivamente ampia, priva di una reale corrispondenza con le condizioni dell’impiego, rischierebbe di compromettere la funzione informativa della disposizione.
La normativa introduce anche il divieto di chiedere ai candidati informazioni sulle retribuzioni percepite nei rapporti di lavoro precedenti o in quello attuale.
Il divieto riguarda pure l’acquisizione indiretta di questi dati attraverso società di selezione o altri soggetti incaricati dall’impresa.
La retribuzione offerta deve quindi essere determinata in relazione al valore della posizione e ai criteri aziendali, senza utilizzare automaticamente lo stipendio precedente del candidato come riferimento negoziale.
Gli annunci e le procedure di selezione devono inoltre rispettare criteri non discriminatori e utilizzare denominazioni professionali neutrali rispetto al genere.
Quali dati retributivi devono essere preparati
La parte più impegnativa della trasparenza salariale nelle aziende riguarda l’organizzazione delle informazioni.
Il decreto individua diverse categorie di dati che consentono di osservare la distribuzione delle retribuzioni tra lavoratrici e lavoratori. Per le imprese soggette alle comunicazioni periodiche non è sufficiente calcolare la differenza tra gli stipendi medi complessivi degli uomini e delle donne.
L’articolo 9 richiede di considerare il divario retributivo generale, quello relativo alle componenti complementari o variabili, il divario mediano e la sua corrispondente misura per le componenti variabili.
Devono inoltre essere rilevate le percentuali di donne e uomini che percepiscono elementi retributivi aggiuntivi, la loro distribuzione nei quartili retributivi e le differenze economiche all’interno delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
Questa articolazione permette di individuare situazioni che un semplice valore medio potrebbe nascondere.
Un’impresa potrebbe, ad esempio, presentare trattamenti economici simili all’interno di determinate mansioni, ma avere una presenza femminile molto ridotta nelle posizioni meglio retribuite. In un altro caso, lo stipendio di base potrebbe risultare comparabile, mentre le differenze emergerebbero nei premi, nei bonus o negli altri elementi variabili.
Si tratta di ipotesi che dimostrano perché sia necessario analizzare separatamente le diverse componenti della retribuzione.
Sul piano operativo, la preparazione dei dati richiede un coordinamento tra amministrazione del personale, ufficio risorse umane e funzioni responsabili dei sistemi informativi.
Occorre verificare la corrispondenza tra anagrafiche, inquadramenti, mansioni, livelli contrattuali, importi fissi e componenti variabili. Particolare attenzione deve essere riservata alla confrontabilità delle informazioni, considerando situazioni come rapporti a tempo parziale, differenti periodi di servizio e variazioni intervenute durante l’anno.
Una rilevazione effettuata senza criteri omogenei può produrre risultati statisticamente distorti e rendere difficile distinguere una differenza effettiva di trattamento da una differenza legata alle modalità di calcolo.
Il decreto prevede che l’esattezza delle informazioni sia confermata dal datore di lavoro, dopo aver consultato i rappresentanti dei lavoratori, ai quali è riconosciuto l’accesso alle metodologie utilizzate.
Il confronto deve riguardare anche lavori di pari valore
Uno dei passaggi più complessi della riforma consiste nell’individuazione delle categorie professionali da confrontare.
La normativa non limita la comparazione ai lavoratori che possiedono la stessa denominazione contrattuale o svolgono mansioni perfettamente identiche.
L’articolo 4 distingue lo stesso lavoro dal lavoro di pari valore e collega la valutazione a criteri oggettivi, tra cui competenze, responsabilità e condizioni di lavoro.
Questo significa che attività differenti possono risultare comparabili quando presentano caratteristiche professionali equivalenti rispetto ai parametri individuati dalla disciplina.
Il legislatore italiano attribuisce un ruolo centrale ai contratti collettivi nazionali di lavoro e ai relativi sistemi di classificazione e inquadramento.
L’applicazione di un contratto collettivo stipulato da organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative costituisce una presunzione di conformità ai principi di parità retributiva e trasparenza, senza escludere la possibilità di dimostrare trattamenti individuali discriminatori.
Le imprese possono inoltre utilizzare sistemi di valutazione professionale integrativi, purché fondati su criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere.
Il controllo delle politiche salariali deve quindi considerare anche gli elementi che intervengono oltre i minimi contrattuali, come superminimi individuali, premi e altre componenti economiche.
La presenza di un contratto collettivo correttamente applicato rappresenta una base importante, ma non elimina automaticamente la necessità di verificare eventuali differenze nei trattamenti concretamente riconosciuti.
Il diritto dei lavoratori a conoscere le retribuzioni medie
La trasparenza salariale nelle aziende modifica anche il rapporto tra datore di lavoro e dipendenti già assunti.
L’articolo 7 del decreto riconosce ai lavoratori il diritto di richiedere e ricevere per iscritto informazioni sui livelli retributivi medi, distinti per sesso, delle categorie professionali che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.
Il datore di lavoro deve fornire le informazioni entro due mesi dalla richiesta. La normativa italiana stabilisce che questo specifico diritto possa essere esercitato non più di una volta all’anno.
La richiesta può essere presentata anche attraverso i rappresentanti dei lavoratori o gli organismi per la parità, secondo le condizioni previste dalla legge.
I datori di lavoro devono inoltre informare annualmente tutti i dipendenti dell’esistenza del diritto e delle modalità attraverso cui esercitarlo.
Una possibilità organizzativa prevista dal decreto consiste nel rendere disponibili i dati pertinenti attraverso la rete intranet oppure un’area riservata del sito aziendale.
La comunicazione, tuttavia, non comporta il diritto di conoscere lo stipendio nominativo di ogni collega.
Le informazioni riguardano livelli medi riferiti a categorie di lavoratori e devono rispettare la normativa sulla protezione dei dati personali, evitando l’identificazione diretta o indiretta delle condizioni economiche individuali.
La questione è particolarmente delicata nelle piccole organizzazioni, dove una categoria professionale può comprendere pochissime persone e un dato apparentemente aggregato potrebbe permettere di risalire alla retribuzione di un singolo dipendente.
Per i datori di lavoro fino a 49 dipendenti, il decreto contempla specifiche modalità di gestione delle informazioni finalizzate a prevenire questo rischio, anche attraverso le procedure definite dalla normativa attuativa.
Resta invece espressamente vietato inserire clausole contrattuali che impediscano ai lavoratori di rendere nota la propria retribuzione.
La tutela della riservatezza dei dati altrui e la libertà del dipendente di comunicare il proprio stipendio sono quindi due principi distinti, che devono essere rispettati contemporaneamente.
Quando una differenza salariale del 5% richiede una verifica congiunta
Il nuovo sistema prevede un meccanismo specifico per affrontare le disparità che emergono dalle comunicazioni periodiche.
L’articolo 10 stabilisce che i datori di lavoro soggetti agli obblighi dell’articolo 9 debbano effettuare una valutazione congiunta delle retribuzioni insieme ai rappresentanti dei lavoratori quando ricorrono determinate condizioni.
La prima riguarda la presenza di una differenza retributiva media pari almeno al 5% tra uomini e donne all’interno di una categoria di lavoratori.
Questo valore, da solo, non determina automaticamente una violazione.
Per far scattare l’obbligo di valutazione congiunta devono verificarsi anche altre due circostanze: l’impresa non deve aver giustificato la differenza mediante criteri oggettivi e neutrali rispetto al genere e non deve aver corretto la disparità ingiustificata entro sei mesi dalla comunicazione delle informazioni retributive.
Le tre condizioni devono quindi essere considerate congiuntamente.
La valutazione comprende un esame della composizione delle categorie professionali, dei livelli retributivi medi, delle componenti variabili e delle ragioni delle eventuali differenze.
La disciplina richiede anche di considerare determinati miglioramenti retributivi intervenuti durante periodi di congedo e le misure necessarie per correggere le disparità prive di giustificazione.
Gli esiti devono essere messi a disposizione dei lavoratori e dei loro rappresentanti e comunicati all’organismo di monitoraggio, oltre che agli altri soggetti istituzionali nei casi previsti.
La soglia del 5% non deve pertanto essere interpretata come una percentuale di disparità sempre consentita. Una differenza inferiore può comunque essere discriminatoria se non trova una giustificazione legittima; una differenza superiore può invece dipendere da elementi oggettivi dimostrabili.
Come comunicare le politiche retributive senza creare equivoci
L’adeguamento alla normativa richiede particolare attenzione al linguaggio utilizzato nelle comunicazioni aziendali.
La trasparenza non coincide con la diffusione generalizzata delle buste paga. Riguarda la conoscibilità dei criteri di determinazione delle retribuzioni, delle informazioni aggregate previste dalla legge e delle regole utilizzate per le progressioni economiche.
Per i datori di lavoro, una delle difficoltà consiste nel rendere comprensibile un sistema retributivo che può comprendere più livelli contrattuali, componenti individuali e forme di incentivazione.
La documentazione dovrebbe distinguere chiaramente la retribuzione di base dagli elementi aggiuntivi, specificando quali condizioni determinano il riconoscimento dei diversi trattamenti.
La gestione delle richieste individuali richiede inoltre procedure interne in grado di garantire tempi di risposta, correttezza dei calcoli e tutela della riservatezza.
Il decreto italiano riconosce un ruolo importante alle informazioni già fornite al lavoratore all’instaurazione del rapporto di lavoro. In particolare, l’articolo 6 considera l’informativa contrattuale una modalità ordinaria per adempiere agli obblighi di trasparenza relativi all’inquadramento, alla retribuzione iniziale e ai criteri pertinenti.
Per le imprese che applicano contratti collettivi nazionali stipulati dalle organizzazioni sindacali comparativamente più rappresentative, la disposizione consente di assolvere determinati obblighi mediante il rinvio ai criteri, ai livelli e ai trattamenti previsti dal contratto collettivo e dagli accordi aziendali pertinenti.
Questo sistema permette di valorizzare documenti e procedure già esistenti, evitando duplicazioni non necessarie.
Rimane però opportuno verificare che i riferimenti contrattuali siano effettivamente accessibili e che le componenti economiche applicate in azienda siano coerenti con i criteri comunicati.
La trasparenza salariale nelle aziende richiede infatti che le informazioni fornite durante la selezione, quelle presenti nei contratti individuali e quelle utilizzate nelle rilevazioni periodiche siano tra loro compatibili.
La preparazione dei dati coinvolge anche la gestione del personale
Per le imprese che dovranno predisporre le prime rilevazioni nel 2027, il lavoro organizzativo riguarda soprattutto l’affidabilità degli archivi retributivi.
Una difficoltà ricorrente può derivare dalla presenza di dati distribuiti tra software paghe, sistemi di gestione delle risorse umane e documentazione relativa agli accordi individuali.
La corretta classificazione delle voci economiche diventa essenziale per distinguere gli elementi fissi da quelli variabili e consentire confronti coerenti.
Anche la definizione delle categorie di lavoratori richiede attenzione. La semplice suddivisione per reparto o per qualifica interna potrebbe non essere sufficiente quando non riflette correttamente i criteri normativi sullo stesso lavoro e sul lavoro di pari valore.
La riorganizzazione delle informazioni dovrebbe inoltre consentire di ricostruire le variazioni retributive intervenute nel tempo, soprattutto quando dipendono da promozioni, modifiche contrattuali o riconoscimenti economici individuali.
La disponibilità di dati storici affidabili può risultare utile anche per rispondere alle richieste di chiarimento previste dall’articolo 9, che contempla l’accesso a informazioni relative ai quattro anni precedenti, quando disponibili.
La normativa italiana prevede il coinvolgimento del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali nella definizione delle modalità di raccolta e trattamento delle informazioni, contemplando anche l’utilizzo di dati già presenti presso enti come INPS, INAIL e Ispettorato nazionale del lavoro.
Questo orientamento mira a favorire il riutilizzo delle informazioni amministrative esistenti e a contenere gli oneri a carico delle imprese.
La disponibilità di flussi già acquisiti dagli enti previdenziali, tuttavia, non sostituisce necessariamente la verifica della loro correttezza rispetto alle categorie professionali e alle componenti retributive richieste dalla nuova disciplina.
Gli obblighi europei si affiancano agli adempimenti italiani già esistenti
La trasparenza salariale nelle aziende deve essere coordinata anche con gli strumenti nazionali di monitoraggio dell’occupazione e delle differenze di genere.
Il Codice delle pari opportunità, modificato dalla legge 162 del 2021, prevede già un rapporto periodico sulla situazione del personale maschile e femminile per le aziende pubbliche e private con più di 50 dipendenti.
Si tratta di un adempimento distinto dalle comunicazioni sul divario retributivo previste dal decreto legislativo n. 96/2026, con finalità in parte convergenti ma disposizioni specifiche differenti.
La presenza di informazioni già raccolte per il rapporto biennale può agevolare l’organizzazione degli archivi, senza rendere automaticamente equivalenti i due sistemi.
Per le imprese di maggiori dimensioni, il coordinamento tra le rilevazioni costituisce quindi un passaggio operativo significativo. Occorre evitare che dati riferiti allo stesso personale vengano elaborati con criteri incompatibili oppure che informazioni necessarie per un adempimento siano erroneamente considerate sufficienti per un altro.
L’articolo 9 del decreto del 2026 prevede inoltre una distinzione tra le informazioni destinate alla pubblicazione da parte dell’organismo di monitoraggio e quelle più dettagliate relative alle singole categorie professionali, che seguono specifiche regole di accesso.
Le imprese possono rendere pubblici anche attraverso il proprio sito i dati aggregati individuati dalla normativa, mentre le informazioni più analitiche devono essere gestite secondo le condizioni stabilite dalla legge.
La comunicazione esterna delle politiche retributive richiede pertanto un controllo accurato dei contenuti, soprattutto quando i risultati vengono utilizzati in documenti aziendali, bilanci di sostenibilità o comunicazioni rivolte al mercato del lavoro.
Un indicatore sintetico sul divario salariale può essere utile, ma non descrive da solo la presenza o l’assenza di discriminazioni. Per comprenderne il significato occorre conoscere la composizione dell’organico, le categorie considerate e i criteri di calcolo.
La prima vera verifica della riforma arriverà con le rilevazioni previste dal 7 giugno 2027 per i datori di lavoro con almeno 150 dipendenti. Per queste organizzazioni, la qualità delle informazioni raccolte e la possibilità di documentare le ragioni delle differenze retributive costituiranno elementi determinanti per affrontare eventuali richieste di chiarimento, controlli e procedure di valutazione congiunta.
