Fatturazione elettronica: come emettere, conservare e annullare un’e-fattura

La fattura elettronica è un documento che viene redatto ed inviato grazie all’utilizzo di un dispositivo che può essere un pc, uno smartphone o un tablet, in grado di  supportare una app o un insieme di software in grado di leggere i file XLM in cui la fattura viene redatta. L’e-fattura viene emessa grazie a software dedicati che possono essere acquistati da terze parti o in alternativa è possibile utilizzare quelli messi a disposizione in maniera completamente gratuita dall’Agenzia delle Entrate.

Ogni fattura viene conservata sugli stessi sistemi per 10 anni, esattamente come detta la legge, ma sarà possibile procedere ad annullamento di un documento fiscale? Non era semplice farlo quando si utilizzavano i documenti cartacei, figurarsi adesso che è tutto su un livello telematico. Ma per saperne di più continua nella lettura e per approfondire altri aspetti collegati al sito https://fatturapro.click/ .

Fatturazione elettronica: emissione e invio

La fattura elettronica per essere valida devo contenere alcuni elementi essenziali, esattamento come era previsto per le fatture cartacee. La differenza sta nel fatto che per compilare una fattura elettronica non bisogna utilizzare carta e penna, ma un pc o un dispositivo qualunque che possa supportare dei software per la lettura di file XLM, quelli su cui la e-fattura viene redatta.

I software preposti alla compilazione e alla gestione della fatturazione elettronica, vengono messi a disposizione in maniera gratuita dall’Agenzia delle Entrate e a pagamento da terze parti, con il pagamento di un canone mensile o annuale.

Alla sua entrata in vigore il 1 gennaio 2019 la fattura elettronica era vista con non poca diffidenza, ma poi si è rivelata una vera e propria svolta per il lavoro che riescono a semplificare. L’emissione e il conseguente invio deve avvenire entro 12 giorni dall’acquisto del bene o alla prestazione del servizio. 

Codice Univoco e Sistema di Interscambio

L’invio della fattura elettronica può avvenire o grazie al Codice Univoco o attraverso l’indirizzo di posta elettronica certificata. Grazie a questi dati il Sistema di Interscambio, dopo aver provveduto al controllo dei dati della fattura può far in modo che il documento multimediale possa arrivare al destinatario.

Il Codice Univoco, esattamente come il Sistema di Interscambio è indispensabile per l’invio della fattura elettronica e per fare in modo che ogni documento sia esatto. Proprio il fatto che il Sistema di Interscambio consideri o meno esatta la fattura determina la possibilità che possa essere o meno annullata.

Fatturazione elettronica e conservazione dei documenti

La conservazione dei documenti digitali prevede che si assolvino 5 procedure:

1. le fatture devono essere in formato XML;
2. vi deve essere apposta la firma digitale perchè abbia valore;
3. una serie di elementi come la partita IVA e il numero progressivo, permettono di indicizzare la fattura;
4. ogni fattura viene inserita in un lotto di conservazione che permette di seguire l’ordine cronologico dell’emissione del documento;
5. ogni lotto viene chiuso con marche temporali e firma digitale

Se tutti questi passi vengono compiuti allora la fattura viene conservata per 10 anni, proprio come prevede la legge sulla fatturazione elettronica.

Fatturazione elettronica: annullamento

Abbiamo dunque chiarito cosa sia una fattura elettronica e come sia possibile lo scambio di questi documenti completamente digitali. Abbiamo visto che la trasmissione della e-fattura avviene grazie al Codice Univoco e al Sistema di Interscambio. Proprio quest’ultimo è l’ente che provvede a dichiarare se la fattura sia corretta e quindi valida o se invece occorre procedere a delle modifiche.

Ma la tua domanda è se è possibile annullare una fattura elettronica? Si tratta di un’azione che non è particolarmente semplice neanche quando era in utilizzo la fattura cartacea, figuriamoci adesso.

Il problema non si pone quando ci si accorge dell’errore in tempo, ciò prima che il documento venga inviato al Sistema di Interscambio. In quel caso è sempre possibile procedere modificando la dicitura sbagliata. Ma se la fattura è già stata inviata allo SDI e non viene rifiutata dal sistema, ma piuttosto ritenuta esatta e quindi trasmessa entro 5 giorni dall’invio, in quel caso non è più possibile modificarla o annullare l’invio. In questo caso per correggere l’errore è necessario emettere una nota di credito che fa si che venga annullata la fattura errata, per poi emettere quella giusta.